Crear, grabar y guardar un macro en excel

Como crear un macro en excel

Lo primero a realizar es hacer visible la lengüeta de “Programador”. Por defecto esta lengüeta viene oculta en Excel 2007.Iremos a Inicio y daremos click en “Opciones de Excel”.La primera opción es “Más Frecuente” y dentro de ella debemos marcar la opción de “Mostrar Ficha Programador en la cinta de Opciones”.Acá podemos observar como la hemos marcado, que en este caso es la tercera opción.Con ello la lengüeta “Programador” está visible y podemos comenzar a utilizar Macros en nuestro libro de Excel.

Lo que cubriremos en este instructivo es la grabación de Macros. Esto es muy parecido a la grabación de acciones que alguna vez cubrimos en un tutorial de Photoshop.

Grabando una Macro

• Seleccionamos una celda; cualquier celda servirá.
• En la lengüeta de programador damos click en “grabar Macro”.

Con ello nos aparece la ventana  “Grabar Macro”.

En “Nombre de la macro” pondremos un nombre representativo (Ojo no puede llevar espacios por lo que si desean pueden usar guión bajo “_” para poner espacios entre palabras), en “método abreviado” pondremos una combinación  de teclas como acceso directo (por defecto es CTRL +”algo ”, en mi caso utilizá la tecla Shift o Mayúscula más la tecla N), en “Guardar macro en: " dejamos igual como está, y en “Descripción” anotamos justamente una descripción de lo que hará la macro.

Damos click en “Aceptar ”. Con ello la grabación de la Macro comienza, por lo tanto todos los movimientos que realicemos dentro del libro de Excel serán grabados.

• Anotaremos nuestro nombre en una celda
• Hacemos click en la celda bajo el nombre y anotaremos la siguiente fórmula: =AHORA()

Esta fórmula muestra la fecha y hora actual.

• Seleccionamos la celda que contiene la fórmula y la copiaremos (Con CTRL+C o en la lengüeta Inicio -> Copiar)

• En la lengüeta Inicio está el botón Pegar. Si damos Click en la flecha bajo el ícono verán que aparecen más opciones. Elegimos la opción “Pegar Valores”.

Esto convierte la fórmula a su valor correspondiente.

• Seleccionamos ambas celdas, osea la celda con la fecha y la celda con el nombre.
• Aplicamos a ambas celdas un formato, por ejemplo “Negrita ” y en el tamaño de la letra ponemos  “16”.

• Vamos a la lengüeta Programador y detenemos la grabación de la Macro con el botón respectivo.

¡Felicitaciones! Acabas de grabar tu primera Macro. Esta es una buena oportunidad para llamar a tu madre y contarle las buenas noticias.

Ahora solo nos falta correr la Macro y ver los resultados. Para ello iremos a una nueva hoja de cálculo. Seleccionamos la celda A1.

En la lengüeta de Programador hacemos click en Macros con lo cual se nos abre la ventana que administra las Macros.

Elegimos nuestra Macro, que en este caso es única y le damos click al botón ejecutar. También si  prefieren pueden seleccionar la celda A1 y simplemente utilizar la combinación de teclas que configuramos, en este caso Ctrl+Shift+N.

Como observarán se ha pegado la información y se le ha dado el formato de letra en negrita y tamaño 16. Con un simple click o combinación de teclas sin necesidad de anotar el nombre, aplicar una fórmula, copiarla, pegarla, seleccionar ambas celdas y darles formato.

Ahora analicemos el código o lenguaje que se ha grabado.

Para ello podemos dar click en el botón “Visual Basic” de la lengüeta Programador o utilizar la combinación de teclas ALT+F11.

Con ello se nos abre el editor de VBA.

Damos click en el símbolo “+” de “Módulos” de manera de ampliar el árbol de módulos y con ello nos aparecerá “módulo 1” tal como se observa en la fotografía.

Con ello se abre el módulo y podemos obsevar el código que se ha generado.

GUARDAR UN MACRO

Para guardar un archivo que contiene una macro debes entender que la macro se guarda en un archivo con diferente tipo. Regularmente con extensión .xlsm.

Da clic en el Botón Office y selecciona la opción Guardar como. Aparecerá la pantalla de Guardar como. En el tipo de archivo Guardar como tipo, selecciona Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).

Asigna un nombre al archivo, y da clic en Guardar.

Macros

Macros

¿Qué son?

Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.

¿Para qué sirven?

Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre das el mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que lo haga automáticamente por ti. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y otra vez.

¿Cómo utilizar los macros en Excel?

Existen 2 maneras de realizar Macros en Excel:

    Mediante el uso de la grabadora de Macros.

    Mediante el uso del lenguaje VBA para programar a Excel

La primera de las opciones es la más fácil, dado a que solo requiere apretar al botón grabador de macros y realizar el conjunto de operaciones que queramos que se repitan, una vez finalizado guardamos la macro grabada con el nombre que queramos. Cada vez que queramos ejecutar esta macro tendremos que apretar el botón ejecutar macro y seleccionarla.

Esta primera opción es la más fácil de usar pero es la que presenta más limitaciones, dado a que solo ejecutará una vez la tarea grabada así como no utilizará  toda la potencia del lenguaje VBA.

La segunda opción requiere del conocimiento y práctica del lenguaje de programación VBA, pero es sin duda la opción más potente en cuestión de desarrollo de aplicaciones, cualquier cosa que se nos ocurra puede realizarse mediante el uso de VBA, desde una aplicación compleja hasta la automatización de tareas repetitivas de nuestra hoja de cálculo Excel.

Tablas

Tablas

Una tabla es utilizada para organizar y presentar información. Las tablas se componen de filas y columnas de celdas que se pueden rellenar con textos y gráficos Las tablas se componen de dos estructuras:

• Registro: es cada una de las filas en que se divide la tabla. Cada registro contiene datos de los mismos tipos que los demás registros. Ejemplo: en una tabla de nombres y direcciones, cada fila contendrá un nombre y una dirección.

• Campo: es cada una de las columnas que forman la tabla. Contienen datos de tipo diferente a los de otros campos. En el ejemplo anterior, un campo contendrá un tipo de datos único, como una dirección, o un número de teléfono, un nombre, etc.

Diferentes formas de realizar tablas en Word

Microsoft Word ofrece varias maneras de crear una tabla. La manera más idónea depende de cómo prefiera trabajar el usuario y del grado de complejidad que tenga la tabla.

1. Haga clic en el lugar en que desee crear una tabla.
2. Haga clic en Insertar tabla  en la barra de herramientas Estándar.
3. Arrastre para seleccionar el número de filas y columnas que desee.
   
   Utilizar el comando Insertar tabla
   Utilice este procedimiento para especificar las dimensiones y el formato de la tabla antes de insertarla en un documento.
   1. Haga clic en el lugar en que desee crear una tabla.
   2. En el menú Tabla, elija Insertar y, a continuación, haga clic en Tabla.
   3. En Tamaño de la tabla, seleccione el número de columnas y filas.
   
   
   
   
   
   Dibujar una tabla mas compleja
   Puede dibujar una tabla compleja, por ejemplo, una con celdas de diferente alto o un número variable  de columnas por fila.

   1. Haga clic en el lugar en que desee crear la tabla.
   2. En el menú Tabla, haga clic en Dibujar tabla.

   Aparece la barra de herramientas Tablas y bordes y el puntero se convierte en un lápiz.

   3. Para definir los límites exteriores de la tabla, dibuje un rectángulo. A continuación, dibuje las líneas de las columnas y de las filas dentro del rectángulo.

   

   4. Para borrar una línea o un bloque de líneas, haga clic en Borrador  en la barra de herramientas Tablas y bordes y, a continuación, haga clic en la línea que desee borrar.
   5. Una vez creada la tabla, haga clic en una celda y comience a escribir o inserte un gráfico.

    NOTA   Mantenga presionada la tecla CTRL para ajustar automáticamente el texto mientras dibuja la tabla